aprendiendo con marlon: Microsoft Excel

Microsoft Excel

CONTENIDO:

Ø  Definición:

Excel es una aplicación desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.
1.     Hojas de calculo de gran dimension, filas y columnas que forman celdas de trabajo.

2. Agrupación de varias hojas de cálculo en un libro. Excel esta compuesto por libros, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Cada libro puede contener aproximadamente 250 hojas o carpetas. Cada hoja contiene aproximadamente 65.000 líneas y 256 columnas ordenadas numérica y alfabéticamente respectivamente.

3. Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, al modificar los datos de los cuales depende un resultado.

4. Gran capacidad de presentación y manejo de los datos introducidos.

5. Realización de distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo, con la posibilidad de insertarlos en la misma hoja de cálculo o en hojas aparte, pudiendo presentar ambas informaciones juntas o separadas.

6. Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo mediante operaciones que serían propias de un Gestor de Base de Datos como Access.

Ø  Características:

Celdas.- Esta es la principal forma de ingresar datos, emula directamente los libros de contabilidad.

Efectos.- Son procesos predefinidos en los que introducimos datos y se producen las sumas o movimientos de graficas automáticamente al existir modificaciones, podemos incluir imágenes que muestren los datos o aspectos directos de la información introducida.

Formatos.- Esta es una de las características que más destacan, pues pueden tener diversos formatos, cambiando desde alineación, hasta tipo y color de letras.

Gráficas.- Con el Excel, podemos utilizar gráficas que dan una idea visual de las estadísticas de los datos que estamos manejando.

Herramientas.- Las herramientas son pequeños procesos predefinidos, que modifican el denominado libro. Con estas se pueden dar efectos que se modifican según los usos que se le den.

Vínculos.- En las hojas de Excel, se pueden insertar vínculos, imágenes o directamente direcciones de internet que se abren automáticamente al hacer clic en el enlace.

Plantillas.- Cuenta con numerosas plantillas preestablecidas que facilitan la creación de diversos documentos como:

Agendas
Calendarios
Facturas
Horarios
Informes
Presupuestos etc.

Ø Descripción del entorno:

LA BARRA DE TÍTULO:

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento.

LA BARRA DE ACCESO RÁPIDO:

Contiene las operaciones más habituales de Excel. A demás de que puede personalizarse para añadir todos los botones que desee.

LA CINTA DE OPCIONES:

Contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas

BARRA DE FÓRMULAS:

Muestra el contenido de la celda activa, es decir la casilla donde estamos situados. Cuando se modifique el contenido de la celda, dicha barra variará.

BARRA DE ETIQUETAS:

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

BARRA DE ESTADO:

Indica el estado en que se encuentra el documento abierto.

Opción Guardar:

1. Haz clic en el menú Archivo (Excel 2003) o sobre el botón de Microsoft Office (Excel 2007).

2. Haz clic en Guardar.

Si es la primera vez que guardas un libro nuevo, entonces aparecerá el cuadro de dialogo “Guardar como” en donde podrás cambiar el nombre del libro de trabajo.

Si el libro de trabajo existía previamente, entonces no aparecerá el cuadro de dialogo y el documento se guardará con el nombre existente.

Opción Guardar como
La función Guardar como se utiliza cuando se necesita guardar un libro de trabajo con un nombre diferente al original o cuando requieres crear una copia del documento compatible con versiones anteriores de Excel.

1. Haz clic en el menú Archivo (Excel 2003) o sobre el botón de Microsoft Office (Excel 2007).

2. Selecciona la opción Guardar como.

La ventana de dialogo “Guardar como” se abrirá, aquí puedes cambiar el nombre del documento si así crees necesario.

Ø Resumen:

Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987.

lØ summary:

Microsoft originally marketed a spreadsheet program called Multiplan in 1982, which was very popular on CP / M systems, but on MS-DOS systems lost popularity to Lotus 1-2-3. Microsoft released the first version of Excel for Mac in 1985, and the first Windows version (numbered 2-05 in line with the Mac and a runtime package Windows environment) in November 1987.

Ø Descripción del entorno:

lEmplea funciones más avanzadas como pueden financieras, estadísticas, alguna función lógica como SI. Es capaz de trabajar avanzadamente con gráficos y editarlos para cambiar el diseño o la información. Se usan los formatos más avanzados como son los formatos condicionales. Es capaz de usar formularios para introducir datos.

Ø Recomendaiones:

Para pode aprender a cómo usar Excel, podríamos realizar algún curso online, existen cursos interactivos que nos puede ser de ayuda pero sin duda unas de las mejores formas de aprender a dominar la herramienta es trasteando y realizandodiferentes ejercicios de Excel, con el fin de ir aprendiendo poco a poco y de un modo que no se nos haga pesado.

Creando libros y hojas

Tenemos que diferenciar entre los libros y las hojas o paginas de Excel, un libro será creado como un documento de texto, simplemente tendríamos que pulsar en archivo y luego en nuevo.

Por defecto nos aparecerá tres hojas o paginas de Excel en el libro, para añadir una pagina de Excel, podremos hacerlo pulsando sobre algunas de las hijas, con el segundo botón del ratón la añadiremos.

División en columnas y filas

Las hojas de cálculo están divididas por columnas nombradas alfabéticamente y por filas que están numeradas, a su vez las columnas y filas encontramos otra división que se llama celda, para nombrar una celda, utilizaremos la letra de su columna y el número de fila por ejemplo A: 1 seria la primera celda que encontramos.

Formulas y gráficos.

Recuerda que Excel es un programa de hoja de cálculo aprovecha todo su potencial, tienes cientos de formulas para utilizar desde una simple suma, hasta funciones estadísticas.

No olvides darle un aspecto vistoso a tus informes, utiliza los gráficos es muy sencillo y tienes muchos para elegir.

Ø Glosario o terminos :